Hoe werkt de klantdossiermigratie?
Op deze pagina
Bij een klantdossiermigratie zetten wij jullie bestaande documenten over naar de klantsites in jullie eigen Microsoft 365. Wij openen elk document met AI, koppelen het aan de juiste klant en zetten het met metadata in de juiste bibliotheek.
Wat levert een migratie op?
Een migratie is het moment om alle oude dossiers in één keer naar Docubird over te zetten. Daarna staat alles per klant op één plek en werkt Copilot ook op de oude dossiers.
Blijft het oude systeem naast Docubird bestaan, dan werkt iedereen op twee plekken.
Zo vraag je een migratie aan
Alles wat jullie zelf doen, staat stap voor stap in de gids: van de aanvraag tot het opleverrapport.
Bekijk de gids Klantdossiermigratie
Wat doen we met jullie documenten?
De documenten komen met metadata direct in de bibliotheek per dienst, zoals Jaarwerk of Fiscaal. Oude en nieuwe dossiers staan dan op dezelfde manier in Docubird, klaar voor zoeken, workflows en Copilot.
Weet de AI niet zeker bij welke dienst een document hoort, dan komt het in de bibliotheek Archief op de klantsite.
Wat kost het?
We werken met vaste tarieven, zodat je direct weet waar je aan toe bent. Een migratie kost € 1.500 opstartkosten plus € 1.000 per begonnen 100.000 documenten.
Komt er soms bij
| Onderdeel | Tarief |
| Migratie vanaf een export (zoals Hyarchis of Auditcase) | € 500 |
| Migratie vanaf een lokale netwerkschijf of server | € 500 |
| Oude SharePoint-sites opruimen na de migratie, waar mogelijk | € 500 |
Deze tarieven zijn exclusief btw. Externe kosten vallen erbuiten, zoals Microsoft-licenties, Azure- of Microsoft-verbruik en werk van je IT-partner. Open de klantdossiermigratiegids om een offerte op te vragen.
Goed om te weten
- Jullie betalen voor de locaties die meegaan. Die kiezen jullie in de planningsmeeting, bijvoorbeeld zonder interne sites of een oude dump.
- Elk bestand daarin telt mee, ook dubbelen en systeembestanden die we eruit halen. Een zipbestand telt als één bestand, oudere versies tellen niet mee.
- De offerte gaat uit van het aantal documenten dat jullie verwachten. Na de migratie factureren we één keer, op het aantal dat echt is meegegaan.
- Komen we onverwachte zaken tegen, zoals beperkingen in het oude systeem, dan kan de prijs veranderen. Dat laten we altijd vooraf weten.
Veelgestelde vragen
Wanneer plannen we de migratie?
De migratie kan beginnen zodra Docubird Professioneel in jullie Microsoft 365 is geïnstalleerd, eventueel met het Accountancy Template. De documenten komen op de klantsites terecht, dus die moeten dan klaarstaan, met de juiste klantnummers en rechten.
Direct na het tekenen van de offerte plannen we een kick-off: een meeting waarin we uitleggen hoe de migratie verloopt en wat we van jullie nodig hebben. Zijn de toegang en de klantenlijst geregeld, dan volgt de planningsmeeting. Daarin bespreken we wat we hebben gevonden, kiezen jullie wat meegaat en plannen we de startdatum.
Hoe verloopt het traject?
Wat je per stap doet, staat in de gids Klantdossiermigratie.
- Aanvraag
- Lees hoe een migratie werkt
- Vraag de offerte aan
- Teken de offerte
- Voorbereiding
- Plan de kick-off
- Regel toegang en lever de klantenlijst aan
- Plan de migratie
- Uitvoering
- Maak een back-up van het oude systeem
- Het oude systeem op slot
- De migratie
- Afronding
- Afronding
Hoe bereiden we onze data voor?
Aan de bestanden zelf hoeven jullie niets te doen: niet opschonen en niet sorteren. Wij koppelen elk document met AI aan de juiste klant.
Wat niet zeker bij een klant hoort, zetten we met de oude mappen op een aparte site, Migratiearchief. Die kunnen alleen jullie Docubird-beheerders en jullie Microsoft 365-beheerders openen.
Wel hebben we jullie klantenlijst nodig, zo uitgebreid mogelijk: per klant de naam, het klantnummer, ook oude klantnummers, en het KvK-nummer. Alle klanten moeten in Docubird staan, ook oud-klanten. Ontbreken er klanten, dan maken jullie die aan in jullie CRM, als dat aan Docubird gekoppeld is. Anders zetten wij ze erin.
Wat is nodig voor jullie bestandslocatie
Na het tekenen krijg je een mail met een link voor de app Docubird Migration. Een Global Admin van jullie Microsoft 365 keurt die goed. In de kick-off leggen we uit hoe dat werkt. Lukt het daarna niet, dan helpen we jullie verder. Wat er daarnaast nodig is, hangt af van waar de bestanden nu staan.
De bestanden staan in SharePoint
Staan de bestanden in een andere Microsoft 365-omgeving, dan keurt jullie Global Admin de app daar ook goed.
De bestanden staan in OneDrive
Een migratie vanuit OneDrive kunnen we niet uitvoeren. Zet de bestanden eerst over naar SharePoint, bijvoorbeeld naar één site met een map per klant. Daarna migreren we vanaf SharePoint.
De bestanden staan in Hyarchis
Vraag bij Hyarchis een volledige export aan, inclusief de metadata en de clientlist, en laat ons weten wanneer die er is.
Wordt er daarna nog in Hyarchis gewerkt, dan vragen we bij de start van de migratie een tweede export op.
De bestanden staan op een netwerkschijf of server
Wij zetten een beveiligde SFTP-server klaar en sturen de instructie. Jullie zorgen, zelf of via jullie IT-partner, dat alle bestanden die mee moeten daar komen te staan, ook als ze op meerdere schijven staan. Wij migreren alleen wat er is aangeleverd.
Wordt er daarna nog op de server gewerkt, dan leveren jullie bij de start van de migratie een tweede kopie aan.
De bestanden staan in Auditcase
De export loopt via Caseware. Vraag die op tijd aan.
- Maak een volledige export uit Auditcase, met de selectie Alles.
- Neem contact op met Caseware Support om de Auditcase-bestanden op te vragen. Spreek met Caseware af vanaf welk moment er geen wijzigingen meer kunnen worden gedaan.
- Deel de exportlink met migraties@docubird.com.
De bestanden staan in een ander systeem
Wij nemen contact op over de toegang. Meestal worden bestanden gemigreerd op basis van een export. Wordt er daarna nog in het oude systeem gewerkt, dan vragen we bij de start van de migratie een tweede export op.
Wat gaat er niet mee?
- Mappen. Docubird werkt met bibliotheken en metadata. Alleen op het Migratiearchief blijven de oude mappen staan.
- Rechten. In Docubird bepaalt de indeling per bibliotheek wie wat ziet.
- Oudere versies. Van elk bestand gaan de laatste 10 versies mee.
- Exacte dubbelen. Staat hetzelfde bestand meerdere keren in de bron, dan gaat het één keer mee.
- Systeembestanden, zoals Thumbs.db en de ~$-bestanden van Office, en bestanden met een virus.
- SharePoint-lijsten en sitepagina's. Lijsten zetten we om naar Excel. Die komen op het Migratiearchief, in de bibliotheek Overdracht.
- Instellingen van het oude systeem, zoals deellinks en retentiebeleid. Die stellen jullie na de migratie zelf opnieuw in.
Alle andere bestanden gaan mee, ook mails, zipbestanden en OneNote-notitieblokken. Gevoeligheidslabels gaan mee waar mogelijk. Versleutelde bestanden gaan ook mee, alleen kan de AI ze niet openen.
Verwijzingen en hyperlinks tussen bestanden, bijvoorbeeld tussen Excel-werkmappen, werken na de migratie niet meer. Komen bestanden met dezelfde naam uit verschillende mappen in één bibliotheek terecht, dan krijgt de tweede een volgnummer.
Twijfel je of iets meegaat, of moet er juist meer weg? Bespreek het met ons in de kick-off of de planningsmeeting.
Hoe lang duurt het?
We streven ernaar om binnen een week na je aanvraag contact op te nemen, en de migratie binnen twee weken te laten beginnen zodra de toegang en de klantenlijst geregeld zijn. Hoe lang de migratie zelf duurt, hangt af van het aantal documenten en waar ze staan. Microsoft bepaalt hoeveel documenten we per dag mogen verplaatsen. Rond feestdagen en vakanties migreren we niet.
Moet het voor een vaste datum klaar zijn, noem die dan bij je aanvraag en begin ruim op tijd. Docubird is niet verantwoordelijk voor vertragingen.
Hoe gaan we met jullie data om?
De verwerkersovereenkomst teken je voordat we bij de bestanden kunnen. Onze algemene voorwaarden en privacyverklaring zijn van toepassing.
- Toegang. Bij SharePoint krijgen we toegang via de app Docubird Migration. Na het tekenen krijg je daarvoor een link, en jullie Global Admin keurt de app goed. De app mag lezen en schrijven: lezen om de bestanden in kaart te brengen, schrijven om ze op jullie klantsites te zetten. Er gaan geen inloggegevens over. Zie je af van de migratie, dan trek je de toestemming weer in en verwijderen wij wat we hebben gekopieerd.
- Opslag. Tijdens de migratie staan kopieën van de documenten tijdelijk in onze opslag in Duitsland, binnen de EU. Is de migratie afgerond en zijn jullie akkoord, dan verwijderen we ze.
- AI. Bij elke migratie leest AI de documenten, om ze aan de juiste klant te koppelen en de metadata te bepalen. De AI draait binnen de EU, slaat de inhoud van jullie documenten niet op en traint er niet op.
Was dit artikel nuttig?