Toegang tot klantdossiers beheren

Tijdens de onboarding van het Accountancy Template nemen we je mee in de setup van Docubird Users. Wil je de stappen zelfstandig doorlopen, doe dan het volgende.

1. Laat je IT-partner in Entra een beveiligingsgroep Docubird Users aanmaken.
2. Zet de medewerkers die klantdossiers mogen zien er handmatig in, zonder gastgebruikers. Kies niet voor All Users, anders krijgen latere gastgebruikers vanzelf toegang.

Na activatie van het template

3. Door de activatie staan er nieuwe Docubird-groepen in de tenant, twee per documentbibliotheek. Vraag je IT-partner om tenminste één interne beheerder als Owner aan te maken voor elke groep die begint met Docubird, inclusief Docubird Users. Daarmee beheer je de leden van elke groep later zelf via mygroups.microsoft.com. Een overzicht van alle Docubird-groepen staat verderop bij de groepen en hun rechten.
4. Laat Docubird Users als geneste groep koppelen aan die Docubird-groepen. Dat regelt je IT-partner via Entra. Volg het verzoek hieronder voor een standaard inrichting: iedereen in Docubird Users krijgt dan schrijfrechten in alle documentbibliotheken, en alleen Archief blijft alleen lezen. Vanaf die basis richt je fijnmaziger beheer eenvoudig in.

Gebruik het verzoek hieronder om dit in één keer door te geven. Vul je naam in en haal bibliotheken weg die jullie niet gebruiken. Verwijder je bijvoorbeeld de groep Controle uit de lijst, dan ziet niemand die bibliotheek.

Verzoek: inrichten centrale gebruikersgroep voor Docubird

We willen de toegang tot de Docubird-documentbibliotheken centraal beheren via één beveiligingsgroep. Zou je het volgende willen inrichten?

1. Maak een nieuwe beveiligingsgroep aan met de naam Docubird Users.
2. Maak [naam interne contactpersoon] eigenaar (Owner) van deze groep, zodat hij of zij de leden zelf kan beheren via mygroups.microsoft.com.
3. Voeg Docubird Users als lid toe aan de onderstaande bestaande Docubird-groepen (genest lidmaatschap), zodat iedereen in Docubird Users automatisch de bijbehorende toegang krijgt:

• Docubird_Administratie_leden
• Docubird_Archief_bezoekers
• Docubird_Advies_leden
• Docubird_Controle_leden
• Docubird_Fiscaal_leden
• Docubird_Jaarwerk_leden
• Docubird_Lonen_leden
• Docubird_Permanent_leden
• Docubird_Relatiebeheer_leden

De Docubird-groepen bestaan al en hoeven niet aangemaakt te worden. Het gaat om het aanmaken van Docubird Users en het koppelen daarvan aan de juiste groepen.

1. Ga naar mygroups.microsoft.com.
2. Open de groep Docubird Users.
3. Voeg de medewerker toe.

1. Ga naar mygroups.microsoft.com.
2. Open de groep Docubird_[bibliotheeknaam]_bezoekers.
3. Voeg de medewerker toe.

De medewerker mag in Docubird Users blijven. In beide groepen betekent alleen lezen.

1. Ga naar mygroups.microsoft.com.
2. Open de groep Docubird Users en verwijder de medewerker.
3. Voeg de medewerker toe aan de bibliotheken die wel mogen. Leden mogen schrijven, bezoekers alleen lezen.

Je kunt ook aparte groepen maken, bijvoorbeeld Team Audit of Team Fiscaal. Die koppel je aan de bibliotheken die bij de rol horen. Bespreek dit met je IT-partner.

1. Ga naar app.docubird.com › SharePoint › Datasources › Clients en open de klant.
2. Vul bij Site Members in wie wel toegang heeft: personen of een groep.

Is Site Members leeg, dan heeft iedereen in Docubird Users toegang. Wil je met een eigen groep werken, vraag je IT-partner dan een Entra-groep aan te maken, bijvoorbeeld Docubird_Team_Klantnaam, en vul die hier in.

Het Accountancy Template is voor intern gebruik. Geef externen hier geen toegang, want dat raakt de controle en de kwaliteit van je vaktechnische dossier. Houd het interne dossier gescheiden van wat de klant ziet:

• Maak een Microsoft Team voor grote klanten of adviestrajecten. Bestanden zet je daarna over naar het klantdossier.
• Maak een extra SharePoint-site buiten de klantdossiers en deel die met de klant.
• Koppel Docubird aan Hix Dossier, zodat je bestanden rechtstreeks vanuit Docubird met de klant deelt. Binnenkort beschikbaar.

Extern delen staat los van Docubird. Dat regel je in de tenant of op de SharePoint-site. Staat het daar uit, dan deelt de knop Delen alleen intern.

Docubird maakt 19 groepen aan. Elke bibliotheek heeft er twee: leden mogen schrijven, bezoekers alleen lezen. Wie in geen van beide staat, ziet de bibliotheek niet. In beide betekent alleen lezen. Daarnaast is er Docubird_eigenaren, met volledige rechten.

De groep Docubird_eigenaren wordt tijdens de onboarding van het Accountancy Template aangemaakt. Vraag je IT-partner tijdens of na de onboarding om tenminste één interne beheerder Owner van deze groep te maken. Deze persoon kan dan zelf groepsleden beheren. Leden van Docubird_eigenaren kunnen in Docubird alles zien en aanpassen.

Je kunt elke Docubird-groep ook los vullen. Dan bepaal je per medewerker en per bibliotheek wie wat mag.

Dit kost meer tijd: je zoekt elke medewerker per groep op en loopt bij elke wijziging de groepen weer langs. Wij raden het alleen aan voor kleine organisaties.

1. Ga als beheerder naar mygroups.microsoft.com.
2. Klik op Groups > Groups I own.
3. Kies een groep die begint met Docubird_.
4. Klik op Members om medewerkers toe te voegen of te verwijderen.