Zo werkt PDF Overlay

Werking

• Een overlay is digitaal briefpapier: een PDF met de opmaak van het kantoor erop.
• Per overlay ligt vast welk vel op welke pagina komt. Bijvoorbeeld een voorblad op pagina 1 en een vervolgvel op alle pagina's daarna.
• Een medewerker past de overlay toe via Automation, in het menu bij een bestand.
• De sjablonen staan in Docubird, in de bibliotheek Overlays op de site Datasources.

Hoe stel ik het in?

Vul het inrichtingsformulier in om de module PDF Overlay aan te vragen. Daarin lever je meteen je voorblad en vervolgvel aan. Daarna beheer je de inhoud van die sjablonen zelf.

Bekijk de setup van PDF Overlay

Een overlay toepassen

De knop staat bij elk bestand, voor iedereen die bij dat bestand kan.

1. Selecteer het bestand en open het menu achter de drie puntjes.
2. Kies Automation.
3. Kies in het zijpaneel de gewenste overlay en klik op Send.

Staan er meerdere overlays klaar, dan kiest de medewerker zelf welke bij dat soort document hoort.

Kosten

De module PDF Overlay kost € 300,- per tenant per jaar. Daarbinnen worden tot drie overlays ondersteund, elk met een eigen voorblad en vervolgvel. Aanschaffen doe je via checkout.docubird.com.

De sjablonen aanpassen

Het briefpapier kun je na de initiële inrichting zelf aanpassen. Ga naar de site Datasources en open de bibliotheek Overlays. Daar staan de overlaysjablonen. Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor aangewezen beheerders.

Nieuwe stijl doorvoeren

Houd de bestandsnaam altijd gelijk. De inrichting verwijst naar die naam.

• Selecteer het bestand en klik op Replace.
• Of upload een nieuwe versie met exact dezelfde bestandsnaam.

Wat vastligt in de inrichting

• Welk vel op welk paginanummer komt.
• Extra overlays zijn aan te vragen via het setupformulier.
• De Automation-knop en de onderliggende sjablonen zijn toegankelijk voor elk bestand waar de PDF-overlay op kan worden toegepast.

Een uitgebreidere inrichting

Een complexere inrichting is in sommige gevallen mogelijk op aanvraag. Denk aan een overlay die alleen in bepaalde bibliotheken of voor specifieke documentsoorten zichtbaar is. Of een overlay met meer elementen dan alleen het voorblad en de vervolgvellen. Deze inrichting valt buiten de scope van de reguliere module en vereist altijd meerwerk. Neem contact op met support@docubird.com om de mogelijkheden te bespreken.