Docubird
Boek een demo
Contact
Terug
Bijgewerkt op 28 september 2026

CRM‑koppelingen voor klantdossiers

Op deze pagina

Koppel je Docubird aan je CRM, dan worden klantdossiers automatisch aangemaakt, volgens de vaste dossierstructuur in Docubird. Je maakt een klant dan alleen nog in je CRM aan, en houdt hem niet op twee plekken bij. In dit artikel lees je welke koppelingen er zijn en hoe ze werken.

Vereiste module

Voor deze werking is de module Accountancy Template vereist.

Koppelen met een CRM-pakket

Klantdossiers komen uit de SharePoint-lijst Clients in de site Datasources. Zet je daar een klant neer, met klantnaam, klantnummer en klanttype, dan maakt Docubird de klantsite met de dossierstructuur aan. De lijst beheert jullie eigen applicatiebeheerder.

Met een CRM-koppeling vult je CRM die lijst. Je maakt een klant dan alleen nog in je CRM aan. De klantsite staat er meestal binnen enkele minuten tot enkele uren.

Ondersteunde CRM-koppelingen

Docubird ondersteunt op dit moment koppelingen met:

Hoe werkt de koppeling met Exact?

Alleen van toepassing bij Exact Kantoorbeheer + Docubird Accountancy Template.

Voorbereiding

1. Docubird‑gebruiker aanmaken

Voor de integratie met Exact is een Debesis-koppeling noodzakelijk. Maak onderstaande gebruiker aan om de OAuth-koppeling met Debesis tot stand te brengen. Dit zorgt ervoor dat gegevens op een gebruiksvriendelijke, veilige en gestandaardiseerde manier kunnen worden opgehaald, conform de gangbare integratiestandaarden. De toegang kan eenvoudig worden beheerd en indien nodig ook weer worden ingetrokken.

  • Maak in Exact een gebruiker aan met gebruikersnaam support@docubird.com.
  • Geef deze gebruiker rechten om accounts en relaties uit te lezen. Dit betreft toegang tot alle klanten, contacten en accounts in de praktijkadministratie.
  • Lever de inloggegevens aan bij Docubird.

2. Classificatie per klanttype instellen

  • Ga in Exact naar Stamgegevens > Relaties > Classificaties.
  • Gebruik een bestaande categorie of maak een nieuwe categorie aan.
  • Voeg de klanttypes toe als onderliggende eigenschappen (bijv. BV, VOF, Particulier).
  • Lever een screenshot van de volledige lijst met eigenschappen aan bij Docubird.

(zie voorbeeld)

3. Mapping bepalen

  • Geef per classificatie aan of de dossierstructuur gebaseerd moet zijn op Bedrijf, Particulier of Overig.
  • Lever deze mappinglijst aan bij Docubird.

Nieuwe klanten aanmaken in Exact

Nieuwe klanten moeten altijd eerst in Exact worden aangemaakt. Er zijn twee mogelijke werkwijzen.

Optie 1: Werkwijze vanuit Exact Kantoorbeheer

De koppeling met Docubird werkt alleen bij het handmatig aanmaken van nieuwe relaties.

  1. Maak een nieuwe klant/relatie aan in Exact Kantoorbeheer.
  2. Na enkele minuten wordt automatisch een nieuw klantdossier in SharePoint aangemaakt.
  3. Maak daarna pas de nieuwe financiële administratie aan.
  4. Koppel de financiële administratie aan de zojuist aangemaakte relatie.
  5. Maak vervolgens de personen aan (bijv. DGA of zelfstandig ondernemer).

Let op: wordt een relatie automatisch aangemaakt (bijvoorbeeld via een lege financiële administratie), dan werkt de koppeling met Docubird niet.

Optie 2: Werkwijze via de interne administratie

  1. Open de financiële administratie van je eigen kantoor.
  2. Maak een nieuwe relatie/debiteur aan.
  3. Geef met behulp van Classificatie aan of het om een particulier of bedrijf gaat.
  4. Sla de relatie/debiteur op.
  5. Na circa 15 minuten wordt de lege SharePoint‑site aangemaakt.

Hoe werkt de koppeling met Hix?

De koppeling met Hix ondersteunt:

  • Klantdossiers aanmaken
  • Hix Dossiers
  • Hix Signing

De koppeling kost € 600 per jaar, ongeacht welke van deze onderdelen je gebruikt.

Zo regel je de koppeling

  1. Schaf de koppeling aan via checkout.docubird.com.
  2. Vraag de koppeling aan via support@docubird.com. Wij melden de koppeling officieel aan bij Hix, zodat Docubird daar beschikbaar komt.
  3. Kies daarna zelf op welke manier je de koppeling inzet.

Instellen waar de data landt

De mapping van bestanden pas je zelf aan via admin.docubird.com. Open de instellingen via de groene tegel met jullie bedrijfsnaam en scroll naar Edit mappings bij de Hix-koppeling. Daar stel je in waar de data naartoe gaat.

Historische data

Hix synchroniseert desgewenst alle klantnamen, klantnummers en klanttypes, zodat Docubird de klantdossiers kan aanmaken. Voor oude dossierdata geldt dit niet. Neem contact op met support@docubird.com om een migratietraject aan te vragen.

Hoe werkt de koppeling met Tess?

Tess heeft een koppeling voor Docubird ontwikkeld. De koppeling volgt een vaste volgorde:

  1. Informeer Tess zo vroeg mogelijk. Tess moet de koppeling inplannen. Meld via je vaste contactpersoon bij Tess dat je de koppeling met Docubird wilt, en ook of je kiest voor een klantdossiermigratie.
  2. Docubird zet het Accountancy Template klaar.
  3. Informeer Tess na de onboarding meeting. Is de onboarding meeting afgerond, laat Tess dan weten dat ze de koppeling kunnen inregelen. Tess houdt je op de hoogte van de voortgang.
  4. Daarna volgen de klantdossiermigratie en eventuele andere koppelingen. Houd Tess op de hoogte van de voortgang van de klantdossiermigratie.

De instellingen in Tess bepalen welke documentbibliotheken binnen het klantdossier zichtbaar zijn, en wie er toegang toe heeft.



Hoe werkt de koppeling met Simplicate?

Voorbereiding

Voor het realiseren van de Simplicate‑koppeling dient de volgende informatie bij Docubird te worden aangeleverd:

  • Simplicate‑URL (bijv. https://your-company.simplicate.com      )
  • API‑key
  • API‑secret

Neem bij twijfel contact op met Simplicate. Na de initiële instellingen plannen we een online meeting om de koppeling gezamenlijk door te lopen.

Wat als mijn CRM‑pakket niet wordt ondersteund?

Fortes CRM

Voor Fortes CRM is er op dit moment geen koppeling waarmee klantdossiers automatisch worden aangemaakt. We verkennen wat er verder mogelijk is.

Wel is er een koppeling voor Document Templates, waarmee gegevens uit Fortes in je documentsjablonen worden ingevuld. Die is betaald en in testfase. Zie Zo werkt Document Templates.

Overig

Docubird werkt continu aan nieuwe integraties met veelgebruikte software binnen de accountancybranche. Hoewel niet elk pakket een koppeling toestaat, horen we graag waar jouw kantoor behoefte aan heeft. Waar mogelijk nemen we dit op in onze development roadmap.

Tot die tijd kun je altijd klanten handmatig toevoegen via Datasources > Clients. Voor meer informatie, bekijk: Nieuwe klantdossiers aanmaken.

Was dit artikel nuttig?