Klantdossiermigratie
Docubird voert de migratie uit. Jullie tekenen de offerte, plannen de kick-off, regelen de toegang tot het oude systeem, leveren de klantenlijst aan en maken een back-up.
0 van 10 stappen afgerond
- 01
Lees hoe een migratie werkt
Interne beheerderLees hoe de migratie werkt, wat die kost en hoe het traject verloopt.
Kennisbank: Hoe werkt de klantdossiermigratie? - 02
Vraag de offerte aan
Interne beheerderVertel ons waar de bestanden nu staan en wanneer jullie het liefst willen migreren.
- 03
Teken de offerte
Interne beheerderJe ontvangt de offerte van ons. Iemand van de directie of de interne beheerder tekent die. Daarna krijg je een mail met een link om de kick-off te plannen, en een link voor de app Docubird Migration.
- 04
Plan de kick-off
Interne beheerderPlan een kick-off met ons. In die meeting leggen we uit hoe de migratie verloopt, hoe jullie de toegang regelen en wat we van jullie nodig hebben, zoals de klantenlijst.
Plan een kick-off met de migratieconsultant(opent in een nieuw tabblad) - 05
Regel toegang en lever de klantenlijst aan
IT-beheerderInterne beheerderLaat een Global Admin van jullie Microsoft 365 de app Docubird Migration goedkeuren, via de link uit de mail. Wat er daarnaast nodig is, hangt af van waar de bestanden nu staan.
De bestanden staan in SharePoint
Staan de bestanden in een andere Microsoft 365-omgeving, dan keurt jullie Global Admin de app daar ook goed.
De bestanden staan in OneDrive
Een migratie vanuit OneDrive kunnen we niet uitvoeren. Zet de bestanden eerst over naar SharePoint, bijvoorbeeld naar één site met een map per klant. Daarna migreren we vanaf SharePoint.
De bestanden staan in Hyarchis
Vraag bij Hyarchis een volledige export aan, inclusief de metadata en de clientlist, en laat ons weten wanneer die er is.
Wordt er daarna nog in Hyarchis gewerkt, dan vragen we bij de start van de migratie een tweede export op.
De bestanden staan op een netwerkschijf of server
Wij zetten een beveiligde SFTP-server klaar en sturen de instructie. Jullie zorgen, zelf of via jullie IT-partner, dat alle bestanden die mee moeten daar komen te staan, ook als ze op meerdere schijven staan. Wij migreren alleen wat er is aangeleverd.
Wordt er daarna nog op de server gewerkt, dan leveren jullie bij de start van de migratie een tweede kopie aan.
De bestanden staan in Auditcase
De export loopt via Caseware. Vraag die op tijd aan.
- Maak een volledige export uit Auditcase, met de selectie Alles.
- Neem contact op met Caseware Support om de Auditcase-bestanden op te vragen. Spreek met Caseware af vanaf welk moment er geen wijzigingen meer kunnen worden gedaan.
- Deel de exportlink met migraties@docubird.com.
De bestanden staan in een ander systeem
Wij nemen contact op over de toegang. Meestal worden bestanden gemigreerd op basis van een export. Wordt er daarna nog in het oude systeem gewerkt, dan vragen we bij de start van de migratie een tweede export op.
Lever ook jullie klantenlijst aan, zo uitgebreid mogelijk: per klant de naam, het klantnummer, ook oude klantnummers, en het KvK-nummer. Waar die heen moet, staat in de mail. Ontbreken er klanten, dan maken jullie die aan in jullie CRM, als dat aan Docubird gekoppeld is. Anders zetten wij ze erin. Lukt iets niet, dan plannen we tussendoor een meeting.
- 06
Plan de migratie
Interne beheerderZijn de toegang en de klantenlijst geregeld, dan brengen wij in kaart wat er staat. In de planningsmeeting bespreken we wat we hebben gevonden en de open vragen, kiezen jullie per locatie wat meegaat en plannen we de startdatum. Die startdatum kan pas als Docubird Professioneel is geïnstalleerd en de klantsites klaarstaan. Laat je collega's weten vanaf welk moment ze in Docubird werken.
- 07
Maak een back-up van het oude systeem
IT-beheerderJe IT-partner maakt vóór de startdatum een goede, bruikbare back-up van het oude systeem. Bevestig aan Docubird dat die er is. Bewaar de back-up tot de migratie is afgerond.
- 08
Het oude systeem op slot
Interne beheerderOp de startdatum gaat het oude systeem op alleen-lezen, waar dat kan. Inzien en een kopie opslaan kan dan nog, bewerken en nieuwe bestanden toevoegen niet meer. Laat medewerkers nieuwe en bewerkte bestanden vanaf dan in Docubird opslaan.
Staan de bestanden in SharePoint, dan zetten wij ze op slot. Een netwerkschijf of server zet jullie IT-partner op slot. Bij een andere bron spreken we een moment af waarna er niets meer bij komt.
- 09
De migratie
MigratieconsultantWij voeren de migratie uit. Jullie werken intussen al in Docubird.
- 10
Afronding
Interne beheerderJe krijgt van ons het opleverrapport: wat waar staat en wat we eruit hebben gehaald. Loop na of de dossiers staan zoals afgesproken. Klopt er iets niet, laat het ons dan weten, dan passen we het aan. Wat we niet zeker aan een klant konden koppelen, staat op het Migratiearchief. Daarna factureren we één keer, op het aantal documenten dat is meegegaan.
Wil je de oude SharePoint-sites laten opruimen, zeg dat er dan bij. Wij verwijderen ze naar de prullenbak, waar ze nog 93 dagen blijven staan voordat ze definitief verdwijnen. Pas als jullie akkoord zijn, verwijderen we onze kopieën. Bewaar de back-up van je data.
Was deze setup duidelijk?