Docubird Accountancy Template

Eén onboardingmeeting van 45 minuten met jullie IT-beheerder. Reken op twee tot vijf werkdagen.

1. 01

   Plan de onboardingmeeting

   Interne beheerder

   Plan een meeting van ongeveer 45 minuten met de interne contactpersoon en jullie IT-beheerder (Global Admin). Rond stap 2 t/m 6 vóór de meeting af.

   Hoe plan je de implementatie?

   Om de implementatie te plannen, adviseren wij het volgende:

   • Zorg dat er vóór de onboardingmeeting genoeg tijd is om stap 2 tot en met 6 af te ronden. Dit kan één werkdag duren of langer, afhankelijk van jullie situatie. Bekijk de stappen zelf om een inschatting te maken.
   • De onboardingmeeting duurt 45 minuten. Plan daarna nog 45 minuten om zelf af te ronden. Dat kan dezelfde dag.
   • Na de onboardingmeeting kan het tot twee werkdagen duren voordat alle klantdossiers zichtbaar zijn. Koppel je meteen met Hix of Tess, dan kan deze doorlooptijd afwijken. Daarna is Docubird technisch te gebruiken (rondleiding).
   • De kennissessie kan plaatsvinden als alle klantdossiers zijn aangemaakt.
   • Een bestandsmigratie is optioneel en vraag je apart aan. AI koppelt elk document aan de juiste klant en zet het met metadata in de juiste bibliotheek. De startdatum plannen we samen, zodra de klantsites klaarstaan. Planning, wensen en bijzonderheden kunnen na de implementatie van het template worden afgestemd.

   We onboarden slechts een beperkt aantal klanten per maand. Wil je voor een bepaalde datum live zijn? Boek de onboardingmeeting en de kennissessie dan tijdig. Mocht de planning afwijken, dan kunnen deze waar nodig worden verzet.

   Jullie blijven zelf verantwoordelijk voor de planning en de eventuele afstemming met de IT-partner. Doorlooptijden zijn indicatief en kunnen afwijken door bijzonderheden en beschikbaarheid. Docubird rekent geen implementatiekosten of projectmanagement.

   Vooraf vragen over de keuze voor Docubird? E-mail r.schouten@docubird.com.

   Plan de onboardingmeeting in(opent in een nieuw tabblad)Markeer als afgerond
2. Voor de onboardingmeeting
3. 02

   Teken de verwerkersovereenkomst

   Interne beheerder

   Iemand van de directie of de interne beheerder tekent de verwerkersovereenkomst via Docusign. Neem je meerdere modules of diensten af, dan teken je maar één keer.

   Teken de verwerkersovereenkomst(opent in een nieuw tabblad)Markeer als afgerond
4. 03

   Maak een Docubird-gebruiker aan

   IT-beheerder

   Maak het account docubird@[bedrijfsnaam].onmicrosoft.com aan en geef het:

   • De rol SharePoint-beheerder.
   • De licenties Microsoft 365 Business Basic en Power Automate Premium.
   • Bij Conditional Access: toestemming voor externe aanmeldingen.

   Deel de inloggegevens uiterlijk twee uur vóór de onboardingmeeting. Zonder die gegevens kan de meeting niet doorgaan. Docubird wijzigt daarna het wachtwoord, zet MFA aan en bewaart de gegevens in 1Password.

   Het formulier maakt van de gegevens een link die maar één keer te openen is. Daarna worden ze verwijderd. Hoe Onetime Secret gegevens beschermt (opent in een nieuw tabblad). Liever een eigen manier? Stuur de gegevens dan veilig naar support@docubird.com.

   OrganisatieE-mailadres contactpersoonGebruikersnaamWachtwoord

   Het account heeft de rol SharePoint-beheerder en de licenties Microsoft 365 Business Basic en Power Automate Premium.

   Website

   Verstuur veilig

   Markeer als afgerond
5. 04

   Maak de groep Docubird Users aan

   IT-beheerder

   Maak een beveiligingsgroep Docubird Users met de medewerkers die klantdossiers mogen zien, zonder gastgebruikers. Zet ze er handmatig in en kies niet voor All Users, anders krijgen latere gastgebruikers vanzelf toegang. Maak minstens één interne beheerder Owner, zodat die zelf leden beheert. Koppelen doen we in een latere stap.

   Markeer als afgerond
6. 05

   Zet de Outlook en Office add-ins klaar

   IT-beheerderOptioneel

   Gebruiken jullie de add-ins voor Outlook en Office? Zet ze dan vast klaar in het Microsoft 365 admin center:

   1. Ga naar Settings › Integrated apps › Add-ins.
   2. Kies Deploy Add-in en daarna de Microsoft Marketplace.
   3. Zoek de add-ins.
   4. Wijs ze toe aan Everyone of aan de gebruikersgroep.

   Microsoft: Office-add-ins uitrollen via het admin center(opent in een nieuw tabblad)Markeer als afgerond
7. 06

   Lever je klantlijst aan

   Interne beheerder

   In welk CRM-pakket staan jullie klantgegevens nu?

   TessHixExact KantoorbeheerFortes CRMSimplicateAnders

   Bestaande klanten importeren we eenmalig tijdens de onboardingmeeting. Nieuwe klantdossiers maak je daarna zelf in Docubird aan. Bereid een Excel voor en lever die aan via support@docubird.com, met deze kolommen:

   • Kolom A: Klantnaam
   • Kolom B: Klantnummer
   • Kolom C: Klanttype (altijd Bedrijf, Persoon of Relatie)
   • Kolom D: Klant actief (Ja of Nee), optioneel

   Alleen volledig gevulde rijen worden geïmporteerd. Opmerkingen en kanttekeningen worden niet meegenomen. Twijfelgevallen en nieuwe klanten maak je aan via app.docubird.com › SharePoint › Datasources › Clients.

   Markeer als afgerond
8. Tijdens de onboardingmeeting
9. 07

   Schaf de licenties aan

   Interne beheerder

   Bestel in de checkout een Docubird Professional-licentie voor iedereen die met Docubird gaat werken, plus de module Accountancy Template.

   Naar de checkout(opent in een nieuw tabblad)Markeer als afgerond
10. 08

    Activeer je licentie

    IT-beheerderInterne beheerder

    Activeer je licentie via app.docubird.com. Kun je de applicatie niet openen, dan keurt jullie IT-beheerder deze toegang goed namens de hele organisatie.

    Markeer als afgerond
11. 09

    Keur de consent link van Docubird goed

    IT-beheerder

    Tijdens de meeting keurt de Global Admin de consent link van Docubird goed. Binnen één tot drie werkdagen staat het Accountancy Template daarna klaar.

    Bepaal in de meeting ook welke interne contactpersonen beheerrechten krijgen op de klantlijst, admin.docubird.com en mygroups.microsoft.com.

    Markeer als afgerond
12. 10

    Docubird zet de provisioning module klaar

    Docubird

    Wij laden het template in, zorgen dat de juiste bibliotheekgroepen op de achtergrond ontstaan en markeren wie er toegang mag krijgen om de klantlijst te beheren.

    Markeer als afgerond
13. 11

    Bepaal wie de klantlijst mag beheren

    Interne beheerderDocubird

    Docubird geeft deze personen rechten tot de SharePoint-list Clients. Die rechten zijn nodig om de klantlijst handmatig te vullen en om een klantdossier op inactief te zetten.

    Markeer als afgerond
14. 12

    Koppel de groep Docubird Users

    IT-beheerder

    Tijdens de onboardingmeeting koppelt Docubird de groep Docubird Users aan de klantdossiers, zodat collega's de dossierstructuur zien.

    Zo is de groep gekoppeld

    Docubird Users wordt lid van deze bestaande Docubird-groepen (genest lidmaatschap). Zo krijgt iedereen in Docubird Users vanzelf de juiste toegang:

    • Docubird_Administratie_leden
    • Docubird_Advies_leden
    • Docubird_Archief_bezoekers
    • Docubird_Controle_leden
    • Docubird_Fiscaal_leden
    • Docubird_Jaarwerk_leden
    • Docubird_Lonen_leden
    • Docubird_Permanent_leden
    • Docubird_Relatiebeheer_leden
    • Docubird_Samensteldossier_leden

    Toekomstige medewerkers toegang geven (optioneel)

    Ga naar mygroups.microsoft.com, open de groep Docubird Users en voeg de nieuwe medewerker toe.

    Bibliotheken verbergen (optioneel)

    Moet een bibliotheek verborgen blijven, voor iedereen of voor bepaalde medewerkers? Koppel Docubird Users dan niet aan de groepen van die bibliotheek, en voeg alleen de medewerkers toe die er wel bij mogen. Zonder lidmaatschap is de bibliotheek niet zichtbaar.

    Rechten beperken tot leesrechten (optioneel)

    Moet een medewerker in een bibliotheek alleen kunnen lezen? Voeg die dan toe aan de bezoekersgroep van die bibliotheek, bijvoorbeeld Docubird_Fiscaal_bezoekers. De groepen vind je via mygroups.microsoft.com.

    De medewerker blijft in Docubird Users. Staat iemand in de ledengroep (schrijven) én in de bezoekersgroep (lezen), dan gelden de strengste rechten.

    VIP-klantdossiers afschermen (optioneel)

    1. Ga naar app.docubird.com › SharePoint › Datasources › Clients en open de klant.
    2. Vul bij Site Members in wie wel toegang heeft: personen of een subgroep. Is dit veld leeg, dan hebben alle Docubird Users toegang.

    Toegang voor externen beheren (optioneel)

    Extern delen stel je in bij de tenant of de SharePoint-site, als onderdeel van het Microsoft 365-beleid. Dat beheer staat los van Docubird. Twijfel je, vraag het dan na bij je IT-partner. Staat extern delen daar uit, dan deelt de knop Delen vanzelf alleen intern.

    Het Accountancy Template is in principe gebouwd voor intern gebruik. Werk je samen met klanten? Gebruik dan Teams, een aparte SharePoint-site buiten de klantdossiers, of een extern pakket zoals Hix Dossier. Zo blijven de interne dossiers gescheiden van wat klanten zien.

    Voor geavanceerd toegangsbeheer bekijk je het kennisbankartikel.

    Kennisbank: Toegang tot klantdossiers beheren→Markeer als afgerond
15. 13

    Vul de groep Docubird_eigenaren

    Interne beheerderIT-beheerder

    De groep Docubird_eigenaren wordt tijdens de onboarding van het Accountancy Template aangemaakt. Vraag je IT-partner tijdens of na de onboarding om tenminste één interne beheerder Owner van deze groep te maken. Deze persoon kan dan zelf groepsleden beheren. Leden van Docubird_eigenaren kunnen in Docubird alles zien en aanpassen.

    Markeer als afgerond
16. 14

    Importeer de klantlijst

    Docubird

    Tijdens de meeting importeert Docubird de klantlijst. Nieuwe klanten komen daarna binnen via de koppeling, of je maakt ze aan via app.docubird.com › SharePoint › Datasources › Clients.

    Markeer als afgerond
17. 15

    Loop admin.docubird.com na

    Interne beheerderOptioneel

    Docubird laat admin.docubird.com zien in de meeting. Loop de instellingen later eenmalig door en volg het advies, of kies je eigen inrichting. Laat weten wie de Docubird-instellingen mag beheren.

    Kennisbank: Admininstellingen beheren→Markeer als afgerond
18. 16

    Plan de kennissessie

    Interne beheerderOptioneel

    Plan de gratis, interactieve kennissessie voor iedereen die met Docubird gaat werken. Zet vooraf één testklant klaar, met tien testbestanden en tien test-e-mails.

    Plan de kennissessie(opent in een nieuw tabblad)Markeer als afgerond
19. 17

    Vraag een klantdossiermigratie aan

    Interne beheerderOptioneel

    Verhuizen de bestaande dossiers mee naar de nieuwe structuur? Vraag dan de offerte aan via de gids Klantdossiermigratie. Na het tekenen volgt een kick-off, en in de planningsmeeting kiezen we samen de startdatum.

    De migratie start pas als de klantsites klaarstaan en wij toegang hebben tot de huidige dossiers. Plan de kennissessie vóór de startdatum: in het oude systeem mag tijdens de migratie niets meer veranderen.

    Gids: Klantdossiermigratie→Markeer als afgerond