Docubird Accountancy Template

Het Accountancy Template geeft elke klant dezelfde dossierstructuur, in een eigen SharePoint-site die automatisch klaarstaat. De onboarding loopt via één onboardingmeeting van ongeveer 45 minuten, met jullie IT-beheerder. Reken op twee tot vijf werkdagen, de migratie niet meegerekend.

1. 01

   Plan de onboardingmeeting

   Interne beheerder

   Plan een onboardingmeeting van ongeveer 45 minuten in, voor de interne contactpersoon en jullie IT-beheerder met Global Admin-rechten. Rond vóór de meeting de voorbereiding af: de verwerkersovereenkomst, de Docubird-gebruiker, de groep Docubird Users en eventueel de klantlijst.

   Plan de onboardingmeeting in(opent in een nieuw tabblad)Markeer als afgerond
2. Voor de onboardingmeeting
3. 02

   Teken de verwerkersovereenkomst

   Interne beheerder

   Iemand van de directie of de interne beheerder tekent de verwerkersovereenkomst digitaal, via Docusign. Bij gebruik van Docubird Accountancy Template ga je akkoord met de verwerkersovereenkomst. De handtekening legt dat vast. Neem je meerdere modules of diensten af, dan teken je hem maar één keer.

   Teken de verwerkersovereenkomst(opent in een nieuw tabblad)Markeer als afgerond
4. 03

   Maak een Docubird-gebruiker aan

   IT-beheerder

   Maak het account docubird@[bedrijfsnaam].onmicrosoft.com aan. Geef het de rol SharePoint-beheerder en de licenties Microsoft 365 Business Basic en Power Automate Premium. Gebruiken jullie Conditional Access, sta dan externe aanmeldingen voor dit account toe.

   Deel de inloggegevens uiterlijk twee uur vóór de onboardingmeeting. Docubird wijzigt daarna het wachtwoord, zet MFA aan en bewaart de gegevens in 1Password.

   Het formulier maakt van de gegevens een link die maar één keer te openen is. Daarna worden ze verwijderd. Hoe Onetime Secret gegevens beschermt (opent in een nieuw tabblad). Liever een eigen manier? Stuur de gegevens dan veilig naar support@docubird.com.

   OrganisatieE-mailadres contactpersoonGebruikersnaamWachtwoord

   Het account heeft de rol SharePoint-beheerder en de licenties Microsoft 365 Business Basic en Power Automate Premium.

   Website

   Verstuur veilig

   Markeer als afgerond
5. 04

   Maak de groep Docubird Users aan

   IT-beheerder

   Maak een nieuwe beveiligingsgroep aan met de naam Docubird Users en voeg alle medewerkers toe die klantdossiers mogen inzien. Vermijd gastgebruikers. Tijdens de onboardingmeeting koppelt Docubird de groep aan de klantdossiers.

   Markeer als afgerond
6. 05

   Lever je klantlijst aan

   Interne beheerderOptioneel

   Elke klant krijgt een eigen site. Lever je klantlijst aan, dan importeert Docubird je klanten tijdens de onboardingmeeting. Later aanleveren mag ook, uiterlijk twee werkdagen vóór de kennissessie of de migratie.

   Met welk pakket koppelen jullie?

   TessHixExact OnlineFortes CRMSimplicateGeen CRM-koppeling

   Markeer als afgerond
7. Tijdens de onboardingmeeting
8. 06

   Zet de Outlook en Office add-ins klaar

   IT-beheerderOptioneel

   Kies in de onboardingmeeting of jullie Docubird for Outlook en Docubird for Office gebruiken. Ga in het Microsoft 365 admin center naar Settings › Integrated apps › Add-ins › Deploy Add-in. Kies de Microsoft Marketplace, zoek de add-ins en wijs ze toe aan Everyone of aan de gebruikersgroep.

   Microsoft: Office-add-ins uitrollen via het admin center(opent in een nieuw tabblad)Markeer als afgerond
9. 07

   Keur de consent link van Docubird goed

   IT-beheerder

   Tijdens de onboardingmeeting keurt de Global Admin de consent link van Docubird goed. Docubird zet daarna de automatisering en de Entra-groepen klaar. Binnen één tot drie werkdagen na goedkeuring staat het Accountancy Template in jullie omgeving klaar.

   Bepaal in de meeting ook welke interne contactpersonen beheerrechten krijgen op de klantlijst, admin.docubird.com en mygroups.microsoft.com.

   Markeer als afgerond
10. 08

    Koppel de groep Docubird Users

    IT-beheerder

    Tijdens de onboardingmeeting koppelt Docubird de groep Docubird Users aan de klantdossiers, zodat collega's de dossierstructuur zien.

    Zo is de groep gekoppeld

    Docubird Users wordt lid van deze bestaande Docubird-groepen (genest lidmaatschap). Zo krijgt iedereen in Docubird Users vanzelf de juiste toegang:

    • Docubird_Administratie_leden
    • Docubird_Archief_bezoekers
    • Docubird_Advies_leden
    • Docubird_Controle_leden
    • Docubird_Fiscaal_leden
    • Docubird_Jaarwerk_leden
    • Docubird_Lonen_leden
    • Docubird_Permanent_leden
    • Docubird_Relatiebeheer_leden

    Toekomstige medewerkers toegang geven (optioneel)

    Ga naar mygroups.microsoft.com, open de groep Docubird Users en voeg de nieuwe medewerker toe.

    Bibliotheken verbergen (optioneel)

    Moet een bibliotheek verborgen blijven, voor iedereen of voor bepaalde medewerkers? Koppel Docubird Users dan niet aan de groepen van die bibliotheek, en voeg alleen de medewerkers toe die er wel bij mogen. Zonder lidmaatschap is de bibliotheek niet zichtbaar.

    Rechten beperken tot leesrechten (optioneel)

    Moet een medewerker in een bibliotheek alleen kunnen lezen? Voeg die dan toe aan de bezoekersgroep van die bibliotheek, bijvoorbeeld Docubird_Fiscaal_bezoekers. De groepen vind je via mygroups.microsoft.com.

    De medewerker blijft in Docubird Users. Staat iemand in de ledengroep (schrijven) én in de bezoekersgroep (lezen), dan gelden de strengste rechten.

    VIP-klantdossiers afschermen (optioneel)

    1. Ga naar app.docubird.com › SharePoint › Datasources › Clients en open de klant.
    2. Vul bij Site Members in wie wel toegang heeft: personen of een subgroep. Is dit veld leeg, dan hebben alle Docubird Users toegang.

    Toegang voor externen beheren (optioneel)

    Extern delen stel je in bij de tenant of de SharePoint-site, als onderdeel van het Microsoft 365-beleid. Dat beheer staat los van Docubird. Twijfel je, vraag het dan na bij je IT-partner. Staat extern delen daar uit, dan deelt de knop Delen vanzelf alleen intern.

    Het Accountancy Template is in principe gebouwd voor intern gebruik. Werk je samen met klanten? Gebruik dan Teams, een aparte SharePoint-site buiten de klantdossiers, of een extern pakket zoals Hix Dossier. Zo blijven de interne dossiers gescheiden van wat klanten zien.

    Voor geavanceerd toegangsbeheer bekijk je het kennisbankartikel.

    Kennisbank: Toegang tot klantdossiers beheren→Markeer als afgerond
11. 09

    Importeer de klantlijst

    Interne beheerder

    Tijdens de onboardingmeeting importeert Docubird de aangeleverde klantlijst in één keer. Nieuwe klanten komen daarna binnen via de koppeling, of je maakt ze handmatig aan via app.docubird.com › SharePoint › Datasources › Clients.

    Markeer als afgerond
12. 10

    Loop de admininstellingen na

    Interne beheerderOptioneel

    In de onboardingmeeting laat Docubird admin.docubird.com zien. Loop de instellingen later eenmalig door en volg het advies, of kies je eigen inrichting.

    Kennisbank: Admininstellingen beheren→Markeer als afgerond