Docubird Document Templates

Docubird richt de sjablonen samen met jullie in. Daarna beheren jullie ze zelf.

1. 01

   Lees hoe Document Templates werkt

   Interne beheerder

   Begin met de werking: wat een sjabloon is, waar het zichtbaar wordt en wat er automatisch ingevuld kan worden. Zo weet je bij het formulier hieronder wat je kiest.

   Zo werkt Document Templates→Markeer als afgerond
2. 02

   Teken de verwerkersovereenkomst

   Interne beheerder

   Iemand van de directie of de interne beheerder tekent de verwerkersovereenkomst via Docusign. Neem je meerdere modules of diensten af, dan teken je maar één keer.

   Teken de verwerkersovereenkomst(opent in een nieuw tabblad)Markeer als afgerond
3. 03

   Schaf Docubird Document Templates aan

   Interne beheerder

   Bestel Docubird Document Templates in de checkout. Na de bestelling zet Docubird de module klaar in jullie omgeving.

   Naar de checkout(opent in een nieuw tabblad)Markeer als afgerond
4. 04

   Vul het inrichtingsformulier

   Interne beheerder

   Geef door welke dossierstructuur jullie gebruiken, voor welke bibliotheken je sjablonen wilt en wie ze mag beheren.

   BedrijfContactpersoonE-mailadres

   Welke structuur gebruiken jullie in Docubird?

   Weet je het niet zeker? Kijk op admin.docubird.com welke abonnementen aanstaan.

   Docubird Accountancy TemplateDocubird Maatwerk TemplateDossierstructuur van ExactEigen of geen vaste dossierstructuur

   Wie mag de sjablonen beheren?

   Eén e-mailadres per regel.

   + Nog een beheerder

   Verstuur het formulier

   Markeer als afgerond
5. 05

   Docubird zet de templatebibliotheken klaar

   Docubird

   Na het formulier richt Docubird de bibliotheken in. Reken op vijf werkdagen. Je krijgt bericht zodra ze klaarstaan.

   Markeer als afgerond
6. 06

   Zet de sjablonen klaar

   Interne beheerder

   Ga naar de site Datasources en open de nieuwe Templates-bibliotheken. Upload daar je sjablonen, in elk gewenst bestandsformaat. Deel de sjablonen desgewenst in groepen in, die je zelf bepaalt. Die groepen zie je terug in het menu Templates.

   Markeer als afgerond
7. 07

   Vul de sjablonen met metadata-placeholders

   Interne beheerderOptioneel

   Zet placeholders in een sjabloon op de plekken waar gegevens moeten komen. Dat kan met metadata uit de bibliotheek waarin het document wordt aangemaakt, en met NAW-gegevens uit een ondersteunde CRM-koppeling voor Document Templates, zoals Fortes of Exact.

   Placeholders klaarzetten kost even tijd. Lees de uitleg goed voordat je begint.

   Zo werkt Document Templates→Markeer als afgerond
8. 08

   Genereer je eerste document

   Gebruiker

   Ga naar de gewenste bestandslocatie en klik op de nieuwe knop Templates. Kies een sjabloon en maak het document aan. Controleer daarna of de placeholders met de juiste gegevens zijn gevuld.

   Markeer als afgerond